Importância e riscos do banco de dados dos softwares contábeis

Quais as melhores recomendações e aspectos a serem analisados pelas empresas e escritórios de contabilidade

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Wagner Xavier (*)

Desde que o projeto SPED foi iniciado a partir da nota fiscal eletrônica em meados deste início de século, passando pelos SPEDs contábil, fiscal, contribuições e agora com o REINF e o e-Social, nunca o grande volume e a qualidade do armazenamento das informações se tornou algo tão crítico, imprescindível e de vital importância para as empresas – principalmente para as contábeis, que lidam com informações de centenas ou milhares de companhias ao mesmo tempo e sob sua responsabilidade.

Mais do que funcionalidades ou aspectos de preços destes produtos, é dever do empresário analisar a tecnologia oferecida, sua real qualidade e integridade, compatibilidade com o cenário atual e, principalmente, aspectos de segurança e robustez quanto a capacidade desses softwares em relação ao banco de dados.

Se nos anos 1990 toda a escrituração era feita por lançamentos sintéticos, de forma quase manual, os sistemas ainda rodavam no antigo sistema operacional MS-DOS e o SPED ainda era algo inimaginável; prevaleciam os sistemas extremamente simples e que trabalhavam com arquivos em pastas de diretórios e cuja segurança era praticamente nenhuma. Além disso, eram arquivos que deixavam a desejar quanto à segurança da integridade, pois à medida que começam a se tornar volumosos, a tendência era que se tornassem lentos de processamento e também com mais risco na perda das informações. Eram os conhecidos arquivos modelo DBF (ou DBASE), BTR (ou BTRIEVE), DAT (vindos do Basic e Cobol) e que não se relacionavam entre si, e não foram criados para processar grandes volumes de dados com segurança.

A partir dos anos 2000 e com a entrada do SPED, as empresas passaram a controlar toda sua escrituração por itens e a complexidade em se cruzar informações levaram ao que hoje conhecemos como BIG DATA; ou seja, as empresas precisam processar um número enorme de informações, com cada vez mais segurança e velocidade de processamento cada vez maiores. A perda de informações passou a ser algo extremamente delicado, pois é inviável obter informações sem a certeza de que as mesmas estejam corretas ou completas. Conferir tudo o que se gera é praticamente impossível, desumano e caro.

A chave para a boa análise nesse contexto que precisa ser feita está relacionada a basicamente alguns aspectos, que são: se a tecnologia empregada pelo fornecedor se utiliza um banco de dados seguro, se essa tecnologia permite o processamento de alto volume de informações e se o banco de dados é relacional; ou seja, se as informações se relacionam entre as tabelas internas do sistema. Se, somado tudo isso, ainda tivermos um arquitetura de dados com baixo custo, melhor ainda – pois nesse caso o fornecedor estará entregando algo compatível com a necessidade e dentro do orçamento da empresa.

Por banco de dados relacional, entende-se uma armazenagem de informações que controla, por exemplo, que se um usuário tentar excluir um cliente do cadastro e este cliente tiver notas fiscais ligadas a ele, ou seja, as informações se relacionam entre as tabelas e o próprio banco de dados é quem faz todo o controle para que falhas assim não sejam possíveis. Este tipo de recurso só é possível neste modelo de dados; um modelo conhecido como o chamado padrão SQL, usado em bancos profissionais como SQL Server, Oracle usados amplamente no mercado corporativo ou Firebird e MYSQL mais voltado para o mercado de empresas menores. Em ambos os casos, os comandos e a metodologia de acesso e armazenamento são os mesmos.

Resumidamente, é o fator barato que no fim pode ser caro. Logicamente tudo deve ser avaliado – mas quando colocado na balança, não tenha dúvidas: essa variável deve ter um peso enorme na escolha pela solução contábil, pois fará toda a diferença em pouco espaço de tempo, e isto é muito claro.

Portanto, a aquisição e a escolha dos sistemas devem ser decididas baseadas dentro dessas variáveis e cuidadosamente avaliadas. Mas se for necessário eleger algo como o fator mais importante quanto a um sistema de informações em uma empresa, sem dúvida esse é o banco de dados onde as informações estão armazenadas. Afinal de contas, numa eventual e drástica perda total do servidor de uma empresa, o que há de mais valioso a ser recuperado é exatamente o banco de dados. Os demais artefatos são reinstalados de forma muito mais simples e menos traumática.

(*) É diretor técnico da Oficina1.

Mobile learning e treinamentos corporativos: Podemos ensinar tudo através de um smartphone?

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Livros, caderno e smartphone. Para atrair o interesse e aumentar o nível de aprendizagem e retenção do conhecimento, cada vez mais empresas estão recorrendo ao mobile learning para criar cursos e treinamentos. Esse parece ser o caminho natural do aprendizado, já que as gerações mais novas já nem se lembram de como era a vida sem seu smartphone no bolso. Mas, por mais interessante que possa ser, existem alguns limites que precisam ser observados antes de se investir no m-learning dentro da sua empresa.
A primeira questão refere-se justamente ao público-alvo: seus colaboradores estão aptos a aprender utilizando um dispositivo móvel? As novas gerações já nasceram em um mundo com Internet, por isso entender qual a dinâmica do curso e aprender o seu funcionamento é algo praticamente instintivo. Mas com os colaboradores mais velhos, pode existir uma resistência. Apesar dos smartphones estarem presentes em praticamente todas as casas brasileiras, muitas pessoas ainda utilizam apenas as funções mais básicas, como fazer ligações e enviar mensagens. Essas pessoas não são necessariamente indivíduos com menos estudo, mas pessoas que apresentam uma certa resistência ao novo, já que mudar pode ser uma ação desconfortável. Se a sua empresa apresenta um quadro de colaboradores com mais idade, pesquise primeiro se haverá a aceitação do mobile learning. Se a ideia parecer muito avançada para eles, talvez seja mais interessante investir em outras formas de aprendizado.
Também é importante observar os possíveis problemas pedagógicos. Queremos que os alunos/colaboradores aprendam e vejam o mobile learning como um aliado, e não um peso na sua rotina. É preciso que o app ou site responsivo criado seja interessante e fácil de usar, porque senão ele fatalmente será abandonado.
Pense no conteúdo que você deseja ensinar. A melhor ferramenta é realmente o mobile? Considere que o colaborador não estará na empresa quando estiver estudando, na verdade ele pode estar em qualquer lugar, com as mais diferentes possibilidades de distrações. O ideal, é investir em conteúdos curtos, ou algo maior mas que possa ser dividido em pequenos capítulos. Pense também que o smartphone não pode ser considerado um livro: a tecnologia exige interações. Podem ser áudios, vídeos, jogos… Tente algo interessante, mas que não faça a pessoa perder o foco. Não ative o compartilhamento social ou incentive que ela busque informações em outro meio que não seja o seu site ou app. Uma sugestão é não permitir que as notificações dos outros aplicativos apareçam quando o colaborador estiver estudando. Elas são gatilhos para levar o usuário a utilizar a rede social ou outro app e, assim, irão se perder do conteúdo inicial.
Falando sobre a questão técnica, existem muitos detalhes que também precisam ser observados. Estamos trabalhando com uma pequena tela de um aparelho que nem sempre está conectado com a Internet. Seu app funciona mesmo sem conexão? Ele salva os dados para o usuário continuar depois o seu curso? Se ele trocar de aparelho, conseguirá baixar seus dados para continuar de onde parou? E os dados do aluno, ficam realmente seguros? A empresa consegue fazer o acompanhamento pelo sistema para verificar o desempenho desse colaborador?
Eu sei, apontando tantos problemas, parece que quero desencorajar o uso dos smartphones e tablets na educação. Mas não é isso. Aliás, sou um dos maiores entusiastas de m-learning no Brasil e acredito no seu potencial, principalmente quando unimos a tecnologia à ferramentas como o storytelling e a gamification. Tornar o aprendizado mais pessoal, interativo e divertido é uma necessidade, e a tecnologia é sim o melhor caminho. Mas não podemos nos enganar: nem tudo vai funcionar no mobile.
Conteúdos muito técnicos podem ficar superficiais se forem ensinados apenas no mobile. Informações muito detalhadas podem se perder em meio às distrações do dia a dia. Conteúdos extensos fatalmente perderão a atenção do usuário.
Acredito que mobile learning é sim uma excelente ferramenta e faz um trabalho único, principalmente como reforço da fixação de conteúdos que já foram ensinados em sala de aula ou durante treinamentos corporativos. No caso do aprendizado inicial, no qual o smartphone seria o primeiro e principal contato com o conteúdo, acredito que ele também é uma ótima escolha, desde que os critérios técnicos e pedagógicos sejam respeitados.
A melhor maneira de enfrentar as dificuldades apontadas e conseguir realizar um projeto de m-learning para seu treinamento corporativo é conhecer as dificuldades já vividas por outros profissionais da área e traçar a melhor estratégia. Observando sua equipe e a cultura da empresa, verifique quais problemas são mais prováveis e já tenha estratégias para evitá-los ou, ao menos, contorná-los. Pesquise também sobre as tentativas bem sucedidas e extraia o melhor de cada experiência. Avaliando todos os pontos de atenção e pensando estrategicamente, certamente teremos o melhor uso possível das novas tecnologias para a educação corporativa.

(Fonte: Por Luiz Alexandre Castanha, administrador de Empresas com especialização em Gestão de Conhecimento e Storytelling aplicado à Educação, atua em cargos executivos na área de Educação há mais de 10 anos).

O impacto da 4ª revolução industrial nos avanços sociais e ambientais

Liliane Rocha (*) Tiago Carzetta (**)

Este ano faz 20 anos que Domenico de Masi lançou o livro “Ócio Criativo”, onde profetizava que a evolução tecnológica liberaria o homem do trabalho braçal para momentos de reflexão e desenvolvimento do conhecimento

De fato a revolução tecnológica avança a passos velozes, o trabalho braçal cada vez mais é substituído por máquinas, mas será que estamos possibilitando, como um ganho desse processo, que o homem tenha mais momentos de reflexão e conhecimento? Será que este fato se reflete em cuidados conosco, com o próximo, com as comunidades e com o Planeta?
Pois bem, só é possível começar essa reflexão a partir do aprofundamento do nosso diálogo sobre a quarta revolução industrial. Um dos principais imperativos desta revolução é que ela está, não só mudando a forma como fazemos as coisas, mas também, quem somos e a forma como nos relacionamos. Todas as revoluções industriais anteriores impactaram diretamente na produção - o vapor, a eletricidade, a computação - todos eles impactaram a forma de fazer as coisas e, consequentemente, como são consumidas. Coisas aqui no sentido mais amplo: informação, produtos, conhecimento, bens de consumo.
Com a quarta revolução industrial, temos uma ruptura total em nesse processo, em um ritmo tão veloz que literalmente as pessoas não têm conseguido acompanhar. Temos a biotecnologia, a nanotecnologia, e a inteligência artificial, que alteram cinco temas fundamentais da sociedade capitalista, estruturada com base no acúmulo de coisas e capital. Destacamos aqui esses 5 temas:
1. A educação: a forma, o que e para que aprendemos.
2. As relações sociais: como, onde e por quanto tempo nos relacionamos com as pessoas próximas a nós.
3. A inclusão social: Como nos organizamos, que movimentos lideramos, que transformações e impactos geramos.
4. O emprego: como trabalhamos, qual tipo de tarefa executamos e por quanto e, em troca de que, vendemos nossa força produtiva (e nosso potencial criativo).
5. A relação com o meio ambiente: como e quanto cuidamos do que nos cerca.
O que temos hoje é que independente do segmento de atuação de uma empresa, ou da área que uma pessoa trabalhe, ela será impactada pelo desenvolvimento das tecnologias exponenciais, ou seja, pelo processo de revolução dessa 4ª onda. Consequentemente todo o macro ambiente será impactado também. Não há rota de fuga, esse processo está instaurado e será contínuo até que um novo “big bang” inicie um outro processo de revolução.

Os benefícios das revoluções anteriores para a qualidade de vida das pessoas são inegáveis, assim como o impacto negativo para o meio ambiente e o crescimento da desigualdade. O mesmo vale para o que vivemos agora.
Essa reflexão é necessária para compreendemos que um novo tema precisa ser adicionado ao impacto de uma revolução: a Empatia, ou 6 – A relação com o outro: como me relaciono com aqueles que não fazem parte das minhas relações sociais diretas, mas, estão conectados comigo no sistema global que vivemos. Parafraseando Klaus Schwab, como olhamos para pessoas que estão do “lado perdedor” do processo de globalização.
Fazemos parte de uma comunidade global e podemos assumir que todos (isso mesmo todos!) os habitantes do Planeta Terra serão de alguma forma impactados pelas consequências da 4ª Revolução industrial, mas, quantos tomarão consciência desse impacto a tempo? Quantos serão beneficiados? Quem será beneficiado?
Em uma visão estrita que considera apenas a disponibilidade de tecnologia vivemos hoje no Planeta Terra muitas eras, regiões que não chegaram na Idade Média e Regiões que estão vivendo a plenitude da 4ª Revolução Industrial.
E quem está preocupado com isso? Quando a inteligência artificial superar a capacidade humana o que será da humanidade? Qual a essência do ser humano? Em tempo de inteligência artificial o que fica para nós é o que for essencialmente humano, até porque, novamente, parafraseando Schwab, até o conceito do ser humano como algo natural vai mudar.

(*) É Fundadora e presidente da Gestão Kairós consultoria de Sustentabilidade e Diversidade. Palestrante, Professora de Pós Graduação e Executiva com 13 anos de experiência em grandes empresas nacionais e multinacionais e mestranda em Políticas Públicas pela FGV.

(**) É mestre em educação e trabalha com o tema desde 2007 em diferentes esferas: consultor em educação digital para grandes empresas, professor universitário e pesquisador de tendências em educação. Sua trajetória profissional inclui trabalhos com diversidade, turismo LGBT e desenvolvimento de pesquisas acadêmicas sobre educação e humanização.